Guida completa a Google Workspace for Education: Funzionalità, installazione e gestione dei dispositivi
In veste di consulente tecnologico impegnato nei diversi progetti del Pnrr "Next Generation Classrooms" rivolti agli istituti comprensivi italiani, ho avanzato e poi ottenuto l'approvazione da parte del gruppo di lavoro per l'inclusione di una soluzione basata su un carrello porta laptop, accompagnato da Chromebook.
Il cuore del progetto consisteva nell'offrire un prodotto di facile utilizzo, con minime esigenze di manutenzione e un lungo ciclo di vita. I Chromebook, in particolare, consentono agli istituti di risparmiare sulle risorse nel lungo periodo e di programmare eventuali sostituzioni considerando la loro durata.
Inoltre, con sempre più software che si spostano verso il cloud, sarà possibile accedere a un numero crescente di applicazioni tramite il browser nel prossimo futuro. Pertanto, ho ritenuto opportuno redigere una breve guida rivolta agli assistenti tecnici, per aiutarli a configurare in modo ottimale questi Chromebook. La nostra attenzione si è concentrata su Google Workspace for Education, una console gratuita utile per la gestione dei Chromebook nelle scuole.
Google Workspace for Education
Google Workspace for Education offre diverse edizioni, alcune gratuite e altre a pagamento. Le edizioni disponibili includono:
1. Google Workspace for Education Fundamentals: Versione base gratuita per scuole qualificate, con strumenti di collaborazione e comunicazione come Gmail, Documenti, Drive, Calendar e Classroom.
2. Google Workspace for Education Standard: Edizione a pagamento con strumenti avanzati di sicurezza e gestione, incluse funzionalità per la prevenzione della perdita dei dati, strumenti di sicurezza avanzati e audit e analisi avanzate.
3. Teaching and Learning Upgrade: Opzione a pagamento aggiuntiva per qualsiasi edizione di Google Workspace for Education, offrendo funzionalità avanzate per migliorare l'esperienza didattica, come riunioni più grandi su Google Meet, registrazione delle lezioni e funzionalità avanzate di Classroom.
4. Google Workspace for Education Plus: Opzione completa che combina le funzionalità delle edizioni Standard e Teaching and Learning Upgrade, offrendo ulteriori capacità di sicurezza e gestione, oltre ad altre funzionalità avanzate.
Google Workspace for Education Fundamentals
Strumenti di Collaborazione e Comunicazione
- Gmail: Email personalizzata per la tua scuola, con funzionalità di filtro spam e integrazione con altri strumenti di Google Workspace.
- Google Drive: Spazio di archiviazione in cloud per file e documenti, con condivisione facile e sicura all'interno della scuola.
- Google Documenti, Fogli e Presentazioni: Strumenti di produttività per la creazione condivisa e la collaborazione in tempo reale su documenti, fogli di calcolo e presentazioni.
- Google Classroom: Una piattaforma per semplificare la creazione, la distribuzione e la valutazione degli incarichi in modo paperless, facilitando la comunicazione tra insegnanti e studenti.
Gestione e Sicurezza
- Console di Amministrazione: Strumenti per gestire utenti, dispositivi, e impostazioni di sicurezza per tutta la scuola da una console centralizzata.
- Gestione dei Dispositivi: Capacità di gestire i Chromebook utilizzati dagli studenti e dal personale, inclusa la configurazione delle politiche di sicurezza, l'avvio di app e l'impostazione di restrizioni su rete e accesso.
- Sicurezza Integrata: Protezione integrata contro phishing, spam e malware, con aggiornamenti automatici che mantengono i sistemi sicuri e aggiornati.
Didattica e Apprendimento
- Google Meet: Videoconferenze per consentire lezioni virtuali, riunioni e collaborazione a distanza.
- Google Calendar: Strumenti di pianificazione per organizzare orari delle lezioni, riunioni e eventi scolastici.
- Google Forms: Creazione di sondaggi e quiz per raccogliere feedback o valutare la comprensione degli studenti.
- Accesso a Marketplace: Possibilità di installare app educative aggiuntive dal Marketplace di Google Workspace per arricchire l'esperienza didattica.
Collaborazione e Comunità
- Google Sites: Strumento per creare siti web per progetti di classe, portfolio elettronici e pagine web della scuola.
- Gruppi Google: Per creare liste di distribuzione, gruppi di discussione e comunità online per facilitare la comunicazione all'interno della scuola.
Procedura di installazione per usare Google Workspace for Education
1. Verifica dell'Eleggibilità
- Verifica che la tua istituzione sia idonea: Google Workspace for Education è disponibile per le istituzioni educative accreditate, come scuole K-12 e università. Dovrai dimostrare l'eleggibilità della tua istituzione secondo i criteri stabiliti da Google.
2. Iscrizione a Google Workspace for Education
- Visita il sito web di Google Workspace for Education: Vai alla pagina ufficiale di Google Workspace for Education e clicca su "Inizia" o su "Richiedi ora".
- Compila il modulo di iscrizione: Fornisci le informazioni richieste riguardanti la tua istituzione, inclusi i dettagli di contatto e la prova dell'eleggibilità.
- Attendere l'approvazione: Dopo aver inviato la richiesta, Google esaminerà la tua iscrizione per verificare l'eleggibilità della tua istituzione. Questo processo può richiedere del tempo, quindi è importante aspettare la conferma da parte di Google prima di procedere.
3. Configurazione del Dominio
- Configura il tuo dominio: Se la tua scuola ha già un dominio, dovrai verificarlo con Google per dimostrare che ne sei il proprietario. Se non hai un dominio, puoi acquistarne uno durante il processo di configurazione.
- Accedi alla Console di Amministrazione: Una volta verificato il dominio, avrai accesso alla Console di Amministrazione di Google Workspace, da cui potrai gestire la tua istituzione.
4. Impostazione di Google Workspace for Education
- Crea account utente: Aggiungi insegnanti, studenti e personale alla tua istituzione creando account utente per loro. Puoi farlo manualmente uno per uno o in blocco tramite l'importazione di un file CSV.
In genere è già stato creato, se parliamo di una scuola.
- Organizza gli utenti in Unità Organizzative (OU): Struttura gli account utente in OU per semplificare la gestione delle impostazioni e delle politiche per gruppi specifici.
- Configura i servizi: Attiva o disattiva i vari servizi di Google Workspace (come Gmail, Drive, Classroom) per le diverse OU secondo le necessità della tua istituzione.
- Imposta le politiche di sicurezza: Configura le impostazioni di sicurezza, come la verifica in due passaggi per gli account utente e le politiche di password.
5. Gestione dei Dispositivi
Prerequisiti
- Assicurati che la tua istituzione abbia un account Google Workspace for Education attivo.
- Verifica di avere accesso amministrativo a Google Workspace for Education.
- Il Chromebook deve essere in uno stato che permetta l'enrollment, preferibilmente nuovo o ripristinato alle impostazioni di fabbrica.
Passaggi per l'Enrollment del Chromebook
1. Accendi il Chromebook e connettilo a una rete Wi-Fi.
- Se il Chromebook è stato utilizzato in precedenza, potresti doverlo ripristinare alle impostazioni di fabbrica per eseguire l'enrollment. Questo può essere fatto tramite la procedura di Powerwash.
2. Nella schermata di login, non accedere con un account Google.
- Invece di accedere, premi la combinazione di tasti `Ctrl + Alt + E` per accedere alla schermata di enrollment dell'Enterprise.
3. Inserisci le credenziali dell'amministratore.
- Nella schermata di enrollment, ti verrà chiesto di inserire le credenziali dell'account amministratore di Google Workspace for Education. Questo account è quello che hai utilizzato per configurare Google Workspace per la tua istituzione.
4. Segui le istruzioni per completare l'enrollment.
- Dopo aver inserito le credenziali, segui le istruzioni a schermo per completare l'enrollment del Chromebook. Questo potrebbe includere la selezione di un'unità organizzativa (OU) specifica a cui il dispositivo dovrebbe essere assegnato all'interno della tua console di amministrazione.
5. Conferma l'enrollment.
- Una volta completato l'enrollment, il dispositivo verrà automaticamente configurato con le politiche e le configurazioni definite nella console di amministrazione di Google Workspace per l'unità organizzativa specificata.
6. Ripeti il processo per altri dispositivi.
- Se hai più Chromebook da enrollare, ripeti il processo per ciascun dispositivo.
Dopo l'Enrollment
Una volta che il Chromebook è stato correttamente enrollato, sarà gestito centralmente tramite la console di amministrazione di Google Workspace. Come amministratore, puoi:
- Impostare politiche specifiche per i dispositivi, come restrizioni sulle app e sul web, impostazioni di sicurezza, e configurazioni di rete.
- Monitorare l'uso dei dispositivi e gestire le impostazioni da remoto.
- Distribuire applicazioni e estensioni direttamente ai dispositivi enrollati.
